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Dezember 2007
Misserfolg Mitarbeiterportal: 10 Gründe für das Scheitern von Intranet-Projekten
(Management Summary)
Intranets sind en vogue – nicht zuletzt dank des neuerlichen Web 2.0 Hypes und der damit verbundenen Möglichkeiten, Web-Anwendungen umzusetzen, die sich wie klassische Desktop-Anwendungen anfühlen (so genannte Ajax-Technologie). Anwendungen, die der Nutzer bereits von seinem lokalen Rechner kennt und schätzt. Noch immer jedoch umgibt das Intranet oder aber Mitarbeiterportal, wie wir es nennen, der Schein des Geheimnisvollen. Alleine die Recherche nach adäquater Literatur fällt dürftig aus. Es scheint, als wüssten die wenigsten Unternehmen, wie ein funktionierendes Intranet aufzubauen und in Betrieb zu nehmen ist. Und damit sind nicht die technischen Voraussetzungen gemeint. Ein Intranet oder Mitarbeiterportal – so lässt ja bereits der Name anklingen – hat etwas mit den Mitarbeitern zu tun, mit ihren Wünschen, Erwartungen, Anforderungen. Und vielleicht ist genau das der Grund, warum so viele Mitarbeiterportale scheitern. Dieser Beitrag will versuchen, die 10 häufigsten Gründe für ein Scheitern eines Intranet-Projektes zu skizzieren. Woran liegt es also, wenn bereits nach wenigen Monaten die groß angekündigte Intranet-Inititative scheitert und sich auflöst?
Zu den häufigsten und auch folgenreichsten Gründen für ein Scheitern zählen die unzureichende Planung vor dem Projekt und die fehlende oder aber unzureichende Integration der Mitarbeiter in den Planungs- und Entwicklungsprozess. Das Mitarbeiterportal ist für die Mitarbeiter – und sollte auch von diesen mitentwickelt werden. Auch die mangelhafte Organisation von Inhalten führt nicht nur zu unnötigen Mehrzeiten bei der Suche von Inhalten und ist damit pure Zeitverschwendung, sondern demotiviert die Mitarbeiter auch – was die Nutzung des Intranets angeht. Eine weitere Quelle des Scheiterns von Mitarbeiterportalen liegt in der fehlenden organisatorischen wie auch personellen Verortung des Projektes – und das auf lange Sicht. Die Pflege eines Mitarbeiterportals und die Betreuung der Nutzer ist ein Fulltime-Job. Eine Aufgabe, die allerdings nicht in der IT, sondern idealerweise bei der Internen Kommunikation angesiedelt ist. Diese fehlende Installation in die Unternehmensorganisation geht oft auch mit einer weiteren Ursache für das Scheitern einher: Der fehlenden Akzeptanz durch das Management. Mitarbeiterportale sind Führungsinstrumente und gehören auf die CEO-Agenda! Zusätzlich führt eine mangelhafte Funktionalität und Nutzerergonomie nicht gerade dazu, dass das Intranet bei der Belegschaft akzeptiert und genutzt wird. Werden Inhalte und Funktionen aus der täglichen Büroarbeit nur lieblos im Intranet abgebildet und es findet keine Substitution von Funktionen statt, ist das genauso problematisch wie auch eine mangelhafte Nutzerergonomie mit dem Ergebnis, dass die Mitarbeiter das Intranet nicht nutzen wollen oder können. Insbesondere einer ausgeklügelten Suchfunktion kommt dabei eine zentrale Bedeutung zu. Zu den zentralen Erfolgsfaktoren zählen auch integrierte Feedbackinstrumente sowie Möglichkeiten, Wissen auszutauschen. Sind diese beiden Funktionen nicht gewährleistet, wird es problematisch.
So kommt es mehr denn je bei einem funktionierenden Intranet darauf an, die Mitarbeiter zu integrieren und ihre Bedürfnisse hinsichtlich Inhalte und Funktionen ernst zu nehmen. Lassen Sie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Konzeption und Entwicklung ihres Mitarbeiterportals nicht außen vor, sondern integrieren sie diese.
